Порядок оформления и хранения первичной документации описывается в законе №429 «О бухгалтерском учете». К ней относятся: накладные, договоры, кассовые ордеры, товарные чеки, акты выполнения работ или оказания услуг. В целом, первичный документ – это документ, оформляемый в процесс осуществления хозяйственной операции и подтверждающий успешное свершение данной операции. В его получении заинтересованы две стороны: продавец и покупатель.

Сторона, реализующая товар или услугу, должна хранить первичные документы для отчетности перед налоговыми и проверяющими службами. Покупателю бумага дает гарантии того, что сделка была совершена без нарушения законодательства. Срок хранения первичных документов составляет 4 года. По окончании этого периода разрешена утилизация бумаг.

Ответственность за правильность оформления первичного документа несет поставщик. Он передает товары или услуги по составленной предварительно бумаге, в которой должны быть указаны следующие данные:

Документ заверяется синей печатью организации и подписями руководителей или ответственного за совершение операции лица.

Первичный документ нередко сопровождается другими документами, например, счет-фактурой. Она не несет материальной ценности и не обозначает, что была совершена какая-либо операция. Поэтому относить ее к первичным документам нельзя, а проводить сделки на основании только этого документа незаконно. Счет-фактура может выступить в качественнее временной накладной или акта для сверки количества товара или услуги. В случае проверки налоговая служба запросит основной документ, который должен быть у покупателя и продавца.

Первичные документы используются повсеместно для проведения различных хозяйственных операций. Они являются обязательными к предъявлению при поставке товаров или услуг. В ином случае сделка считается незаконной, а скрытие дохода – умышленным.